虚拟团队的组建、管理和发展

在虚拟环境中领导管理团队的 5 个重要提示

     据团业企业管理团队进行的研究，超过60% 的员工至少在某些时候进行远程工作——而 30% 的远程工作人员已经在几乎全职工作。随着如此多的人在工作生活中利用这种增加的灵活性工作模式，了解如何管理虚拟团队已成为企业高管的一项基本技能。  

虚拟营销团队提供许多优势，包括更低的成本、更高的生产力、更高的员工保留率以及更多地接触顶尖人才。但是管理虚拟团队可能很困难，因为远程工作带来了独特的挑战。当您的营销团队不在同一地点和时区，更难以促进沟通、协作和透明度。

考虑到这一点，首先，让我们简要定义一个虚拟团队。然后，我们将向您介绍管理虚拟团队的五个重要技巧。 

什么是虚拟团队？

虚拟团队是分布在不同地理位置或时区的任何一组员工。虚拟团队有时也称为远程团队、地理上分散的团队或分布式团队。 

由于他们不在同一地点，虚拟团队主要通过电子方式进行交流（如视频会议、电子邮件、在线聊天等），很少（如果有的话）亲自互动。虚拟团队里面有些角色可能不是真实的人，而是代码人、机器等等特点。

虚拟营销团队可能包括为特定项目临时聚集在一起的员工，或永久项目团队。团队中的每个人都可能是虚拟的，或者只有一部分人可以远程工作，而其他人则在同一地点工作。  

即使您的一名团队成员在远程兼职工作，您也可能面临管理虚拟团队的许多挑战，您可以从以下五个技巧中受益。 

1. 定义你的工作系统

· 如何管理虚拟团队的一个关键考虑因素是弄清楚需要部署哪些工作系统和工具。当您的营销团队不在同一地点时，拥有合适的工具和软件来促进协作和沟通至关重要。 

· 成功管理虚拟团队所需的一些工作系统和工具包括：

· 即时通讯工具：微信群或钉钉等工具可以帮助促进团队意识和虚拟团队建设，因为它为队友提供了一种快速、非正式的交流方式。 

· 截屏：截屏或截屏工具使您能够在有人无法俯身在您的办公桌上看您的计算机屏幕时分享您正在查看的内容。 

· 屏幕共享：屏幕共享工具可让您在通话时更轻松地引导团队成员浏览文档、演示文稿或项目工作。

· 云文件共享：当人们不在一个办公室工作时，他们可能无法访问本地服务器上共享的文件。使用百度云、华为云、阿里云、腾讯云等云存储和共享工具，人们可以随时随地访问他们需要的文档和文件。  

· 协作软件：团队协作工具将促进您的任务 规划和执行。共享可见性和集中式数据库通过让每个人都在同一页面上来简化虚拟团队管理。 

2. 确定区别化沟通模式

团队中不同的人可能会有不同的沟通方式。但是，如果没有一些关于如何共享信息的基本规则，重要的更新可能会被忽略，关键指令可能会丢失。 

每个虚拟营销团队都可能有自己的沟通和指导方针。以下是一些需要考虑的建议：

· 即时通讯工具仅用于非正式通信。

· 任何正式信息都应通过电子邮件、OA系统、ERP系统、CRM系统传达，并将副本存储在中央知识库中。 

· 设定紧急级别，任何需要立即响应的内容都应在主题行的开头加上“紧急”或其它标识字样。

· 当团队成员请假时，他们必须创建一封电子邮件“不在办公室”消息，或在OA系统上走一个流程或者展示当前状态，说明他们何时离开以及何时回来。 

· 会议应使用视频会议或屏幕共享工具进行。  

您可能还需要就虚拟会议的发生频率制定指导方针。例如，您的团队可能决定每周一早上举行一次虚拟会议，或者每周三举行一次非正式的会议，其中包括虚拟团队建设活动。

在安排所有员工需要参加的任何群聊或会议 时，请注意不同的时区和工作日。

3. 引入可视化工作流程

管理虚拟项目团队意味着努力确保每个人都在同一个页面上，即使他们不在同一个房间甚至不在同一个时区。让每个人保持一致的一个好方法是使用可视化工作流程。 

甘特图和工作流看板等可视化工作流程可帮助团队成员快速轻松地查看工作的位置。一目了然，任何有权访问的人都可以知道有什么工作在等待他们，谁是链中的下一个，以及即将发生什么。 

您的团队将能够知道他们应该做什么，其他人都在做什么，以及它们如何整合在一起。这简化了您管理虚拟团队的工作，因为您不必不断地告诉人们他们需要做什么或将其传递给下一个人或者角色。 

4. 建立明确的可交付成果

成功的虚拟团队了解建立清晰可交付成果的重要性。当您不能只是突然进入老板办公室要求澄清时，必须预先提供所有信息。 

管理虚拟团队还意味着您不能在人们的办公桌前停下来，以确保他们了解任务并按预期取得进展。 

为了减少延迟、错误和返工的可能性，所有可交付成果和项目任务都应包含以下信息：

· 预期什么结果或可交付成果

· 谁对工作负责

· 什么时候需要完成的活动或任务

· 完成工作需要哪些资源

请记住，在定义可交付成果时，您的结果应该是SMART（具体的、可衡量的、可实现的、现实的和基于时间地点的）。

5. 追踪生产力

跟踪生产力对于任何营销团队都是必不可少的，但在管理虚拟团队时变得更加重要。当团队在传统办公室以外的地方工作时， 生产力低下是一种风险，也是常见的现象。

但是，有了适当的工具和指导方针，远程员工可以比集中办公室的 员工拥有更高的生产力。

提高生产力的一种方法是建立可视化流程、时间跟踪。跟踪生产力有助于让员工承担责任并鼓励他们改进时间管理效率。时间跟踪还使您能够更好地管理资源并确保有效分配工作负载。 

了解更多有关如何管理虚拟团队的信息？团业企业管理团队可以帮上忙！

结语：

组建、管理和发展虚拟团队是现在、未来的一种管理需要和趋势。

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编辑：曹华龙

2022年7月9日

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