大中型企业要有知识管理意识

企业组织越大，知识就越丰富。知识管理已经是企业管理中不可或缺的一部分！

当业务扩展时，会有更多的员工、更多的文档、更多的幻灯片、更多的客户……你懂的。随着公司试图组织他们的信息和资源，增长过程可能是混乱的。这时候知识管理工具可以提供帮助。

在这篇文章中，我们将解释什么是知识管理工具以及如何使用它们，我们将提供最佳知识管理平台的列表。

什么是知识管理工具？

知识管理工具可以是存储信息、保持信息井井有条并允许用户搜索信息并与之交互的任何数字工具。组织使用它们在外部和内部共享信息。知识管理工具也可以是学习管理工具、客户关系管理工具或简单的知识库。 

为什么越来越多的公司投资于知识管理软件？

商业领袖意识到，随着他们的成长，知识也会随之而来。为了组织信息并保持流程平稳运行，企业使用知识管理工具。 

知识管理工具帮助公司：

集中内容

向所有人提供信息

防止信息孤岛

改善协作 

保持沟通畅通 

如何选择最好的知识管理软件

以下是选择知识管理平台时需要考虑的几点。

使用方便

如果您的员工发现使用数字工具并不容易，他们将不愿意使用它，您的组织也不会看到实施它的积极影响。 

确保您选择的知识管理工具是用户友好的，并且不需要大量培训。轻松入职可为您和您的员工节省时间。

功能其全且集中

以下是选择知识管理软件时要寻找的功能：

文档管理

数字文档管理负责存储文件，跟踪文档版本和有权访问它们的人所做的修改。纸质副本越少越好。世界正在走向数字化。 

知识库

知识库是包含结构化和非结构化信息的计算机系统。

学习管理

学习管理负责跟踪学习策略的结果。随着员工接受新技能的培训，在他们接触新知识时监控他们的进步非常重要。

集中知识源

知识管理软件最重要的功能之一是包含知识并使其可访问。员工应该知道在哪里寻找信息，并确保它是唯一的事实来源。 

搜索功能

搜索功能可帮助员工找到他们正在寻找的信息。为此，一个好的搜索功能必须能够在整个知识管理系统和电子邮件摘要以及整个第三方工具中进行通用搜索，以提供可能与人们正在寻找的信息相关的任何结果。 

协作能力

一个好的知识管理工具可以让用户更进一步，分享、交流和与知识互动——换句话说，它允许协作。 

协作功能是创建互连应用程序系统并帮助您避免使用冗余工具的原因。 

沟通渠道

知识管理系统是共同交流的中心，同时拥有静态和动态交流可以实现知识共享。 

静态通信流以部门页面的形式建立，员工可以将其用作单一事实来源。当员工可以共享信息并提供反馈和见解时，就会发生动态沟通。 

生命周期管理

生命周期管理功能会在需要更新内容时通知您。使用最好的知识管理软件，生命周期管理功能会自动归档过时的内容。 

内容和用户分析

内容和用户分析使您能够深入了解：

浏览次数最多的页面和频道

最吸引人的帖子 

内容贡献者的 MVP

搜索次数最多的关键词

领导层可以使用这些信息来了解员工搜索的内容和方式，并了解要提供哪些内容或功能来提高参与度。

购买成本

知识管理工具的购买和维护需要符合预算。知识管理工具通常带有不同的定价包，其中包括不同的功能和附加组件。定价也可能取决于用户数量。

安全

当您处理各种信息（博客文章、客户数据、合同和政策文件）时，您需要一种方法来保护这些内容。最好的知识管理平台提供增强的安全功能。

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编辑：曹华龙

2022.7.25